LITERATUR REVIEW: PENGARUH MANAJEMEN
PRASARANA KANTOR TERHADAP KEGIATAN OPERASIONAL KANTOR DAN PRODUKTIVITAS PEGAWAI
Yunny Triwahyuni (125211072)
Jurusan Administrasi Niaga Program
Studi D-III Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Abstract
The operational
activities and the high motivation of the employees work in the office of
course supported by an efficient use of all the facilities and infrastructure are
adequate to effectively and efficiently.
The existing infrastructure in the office need to be harnessed and
managed for the common good. Management
of it intended to used the infrastructure in the office can run effectively and
efficiently. Infrastructure management
is an activity that is especially important in the office, because its
existence would be very supportive towards the success of the operational
activities of the office. But
unfortunately, the infrastructure of the office is not staffed with enough
knowledge so that frequent errors in management. Infrastructure management office regarding
the error means the procurement, in charge and the manager, maintenance, and care
as well as deletion. Even much less understand
the standards manager of infrastructure that is needed. Some cases prove much infrastructure was
built, but not being a priority scale of an enterprise. The most tragic thing and often occur in our
culture is being able to buy can not afford to take care of. A complete infrastructure that will support
the working concentration of employees.
The problem often encountered any office or company, among others, the
infrastructure supporting the management and inadequate infrastructure are less
optimal. In the operations, maintenance
or care is often a major obstacle.
Bearing in mind there has been no special deal with professional power
management infrastructure.
Keywords : Management,
Office Infrastucture
PENDAHULUAN
Dalam setiap segi proses
perkantoran yang produktif, kantor harus menyediakan fasilitas kerja yang
lengkap. Persaingan di antara kantor atau perusahaan yang semakin ketat
menuntut para pegawai untuk bertindak semakin cepat untuk mencapai peningkatan
produktivitas. Peningkatan produktivitas
dapat ditunjang dengan adanya penyediaan fasilitas kerja yang dapat membantu
dan memotivasi pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan kantor dengan baik. Dalam menyelesaikan tugas-tugas sehubungan
dengan pekerjaan kantor dibutuhkan berbagai fasilitas kerja agar tujuan yang
telah ditetapkan suatu kantor dapat dicapai dengan efektif dan efisien.
Fasilitas kerja terbagi atas dua
bagian yaitu fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana kantor. Adapun fungsi dari fasilitas sarana kantor
adalah sebagai berikut :
1. Untuk
menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan pekerjaannya,
2. Mengurangi
kebosanan dan keletihan bekerja apabila harus mengerjakan pekerjaan yang
berulang-ulang.
3. Menghemat
waktu.
Sementara
itu, fungsi dari prasarana kantor adalah untuk memotivasi para pegawai agar mau
bekerja dengan giat dan antusias untuk mencapai hasil yang optimal. Dengan demikian dapat meningkatkan
produktivitas pada suatu kantor tersebut.
Pada umumnya peningkatan
produktivitas kantor merupakan hasil dari fasilitas kerja dan kemauman dari pegawai
itu sendiri. Artinya peran fasilitas
kerja terhadap peningkatan produktivitas kantor sangat penting.
Djoyowirono (2005: 24) menyatakan
bahwa : “fasilitas/sarana adalah alat yang diperlukan untuk menggerakkan
kegiatan manajemen dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Manajemen sarana dan prasarana merupakan
faktor-faktor yang tidak dapat dipisahkan dari dunia kerja dan merupakan hal
yang vital bagi pegawai untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Dengan tersedianya manajemen sarana dan
prasarana sebagai bentuk pengelolaan fasilitas sebagai penunjang kerja yang
lengkap maka pegawai akan terdorong untuk meningkatkan kinerjanya. Dampak yang timbul dari kondisi tersebut
yaitu kinerja pegawai akan lebih optimal dan tujuan organisasi dapat tercapai
secara efektif dan efisien.
Manajemen sarana dan prasarana
merupakan salah satu aspek yang perlu diperhatikan dalam meningkatkan kinerja
pegawai yang berdampak pada kinerja lembaga.
Seperti yang dikemukakan oleh Riva’I (2004: 35) yang menjelaskan bahwa:
“Tanpa didukung pegawai yang bekerja dengan baik dari segi kuantitatif,
kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka lembaga itu tidak akan mampu
mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan lembaga tersebut ke
masa yang akan datang.
Berdasarkan penjelasan-penjelasan di
atas, penulis ingin mengetahui lebih jauh mengenai keterkaitan antara manajemen
sarana dan prasarana dengan kinerja pegawai, namun lebih terfokus pada segi
prasarananya saja, maka dari itupenulis
akan mengkaji lebih dalam tinjauan literatur ini
dengan judul “PENGARUH MANAJEMEN
PRASARANA KANTOR TERHADAP KEGIATAN OPERASIONAL KANTOR DAN PRODUKTIVITAS PEGAWAI”.
Konsep Manajemen Sarana Prasarana
Manajemen sarana prasarana kantor
dapat didefinisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua sarana dan
prasarana kantor secara efektif dan efisien.
Definisi ini menunjukkan bahwa sarana dan prasarana yang ada di kantor
perlu didayagunakan dan dikelola untuk kepentingan proses pekerjaan di
kantor. Pengelolaan itu dimaksudkan agar
dalam menggunakan sarana dan prasarana di kantor bisa berjalan dengan efektif
dan efisien. Pengelolaan sarana dan
prasarana merupakan kegiatan yang sangat penting di kantor, karena
keberadaannya akan sangat mendukung terhadap suksesnya kegiatan operasional di
kantor. Manajemen sarana dan prasarana
kantor itu sendiri meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, pengawasan,
penyimpanan inventarisasi, dan penghapusan serta penataan. Manajemen sarana prasarana yang baik
diharapkan dapat menciptakan kantor yang bersih, rapih, dan indah sehingga
menciptakan kondisi yang menyenangkan bagi para pegawai di kantor tersebut.
Secara umum, tujuan manajemen prasarana
kantor adalah memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan
prasarana kantor. Secara rinci tujuannya
adalah sebagai berikut:
1)
Untuk
mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana kantor melalui system perencanaan
dan pengadaan yang hati-hati dan seksama.
Dengan kata lain, melalui manajemen prasarana kantor diharapkan semua prasarana
yang didapatkan oleh kantor tersebut adalah sarana dan prasarana yang
berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan kantor, dan dengan dana yang
efisien.
2)
Untuk
mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana kantor secara tepat dan efisien.
3)
Untuk
mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, sehingga keberadaannya
selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap kali diperlukan oleh semua
personel kantor.
Manajemen sarana
prasarana kantor itu terwujud sebagai suatu proses yang terdiri atas
langkah-langkah tertentu secara sistematis.
Prosesnya meliputi
a)
Perencanaan
b)
Pengadaan
c)
Penyimpanan
d)
Pendistribusian
e)
Penggunaan
dan Pemeliharaan
f)
Inventarisasi
g)
Penghapusan
Pengertian Prasarana Kantor
Pekerjaan
kantor yang padat membutuhkan dukungan prasarana yang memadai. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
suatu proses.
Prasana
kantor ditinjau dari fungsi, jenis, dan sifatnya, yaitu:
a)
Ditinjau dari fungsinya terhadap
kegiatan operasional di kantor berfungsi tidak langsung (kehadirannya tidak
sangat menentukan), sedangkan prasarana kantor berfungsi langsung (kehadirannya
sangat menentukan).
b)
Ditinjau dari sifatnya, dapat dibedakan
menjadi fasilitas fisik dan non-fisik.
c)
Ditinjau dari sifat barangnya, dapat
dibedakan menjadi barang bergerak (barang yang dapat dipindahkan) dan barang
yang tidak bergerak (barang yang tidak dapat dipindahkan)
Prasarana
Perkantoran dapat dibagi menjadi dua kelompok penting, yaitu :
1.
Perabot dan Tata Ruang
Meliputi
meja kursi, perabot system, tempat kerja unit peraga visual, tata ruang, dan
jenis-jenis kantor.
2.
Kondisi Fisik
Meliputi
dekorasi, kebersihan, ventilasi, suhu, penerangan, akustik, kesehatan,
dan
keselamatan
Perencanaan
Kebutuhan Prasarana Kantor
Perencanaan
adalah suatu proses memikirkan dan menetapkan kegiatan-kegiatan atau
program-program yang akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai
tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian
tersebut, perencanaan prasarana kantor dapat didefinisikan sebagai suatu proses
memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas kantor, baik yang
berbentuk sarana maupun prasarana kantor di masa yang akan datang untuk
mencapai tujuan tertentu. Tujuan yang ingin
dicapai dengan perencanaan memenuhi kebutuhan prasarana. Oleh karena itu, keefektifan suatu
perencanaan pengadaan prasarana kantor tersebut dapat dinilai atau dilihat dari
seberapa jauh pengadaannya itu dalam mendukung kegiatan opersional di kantor dalam
periode tertentu. Apabila pengadaan
prasarana itu betul-betul sesuai dengan kebutuhannya, berarti perencanaan
pengadaan prasarana di kantor itu betul-betul efektif.
Perencanaan
kebutuhan sarana dan prasarana kantor meliputi pertanyaan: Apa yang dibutuhkan?
Dimana dibutuhkan? Kapan dibutuhkan? Bagaimana sarana dan prasarana yang
dibutuhkan? Dan Siapa yang membutuhkan? Masing-masing diuraikan sebagai
berikut:
1.
Apa
yang dibutuhkan ?
Logistic
yang dibutuhkan harus menjamin semua penyelenggaraan organisasi baik yang
sifatnya fungsi utama maupun yang sifatnya fungsi penunjang, kedua fungsi ini
berlangsung dengan lancar, efisien, dan efektif.
a.
Fungsi
Utama
Fungsi utama adalah keseluruhan
aktivitas pokok yang harus dilakukan demi tercapainya tujuan.
b.
Fungsi
Penunjang
Fungsi penunjang adalah berbagai upaya
yang mendukung pelaksanaan fungsi utama.
c.
Fungsi
Periferal
Fungsi periferal berkaitan dengan
kegiatan yang bersifat kegiatan social, kegiatan informal, dan kegiatan
seremonial.
Bentuk
dan sifat berbagai jenis fungsi tersebut menentukan sarana prasarana apa yang
diperlukan oleh organisasi dalam pemenuhan kebutuhan minimum agar semua fungsi
organisasi terselenggara lancar, namun apabila pemenuhan bukan saja pada batas
minimum akan mendapatkan manfaat untuk meningkatkan kinerja organisasi.
2.
Dimana
dibutuhkan ?
Hal
ini menyangkut pada lokasi/tempat penyelenggaraan kegiatan bisa terbatas pada
satu tempat tertentu atau tersebar diseluruh kegiatan yang
diselenggarakan. Mudah dipahami bahwa
bentuk dan jenis sarana prasarana yang diperlukan untuk menyelenggarakan fungsi
tertentu dipengaruhi oleh lokasi kegiatan.
3.
Kapan
dibutuhkan ?
Berkaitan
dengan dua hal, yaitu suatu saat tertentu dan satu kurun waktu tertentu, dengan
demikian ketepatan waktu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Ketetapan waktu sangat penting untuk berbagai
maksud seperti menjaga mutu hasil pekerjaan, mencegah terjadinya penumpukan
bahan digudang yang memerlukan biaya pemeliharaan, efisiensi pemanfaatan tenaga
kerja dan tidak tertingginya tipe model peralatan tersebut telah beredarnya
produk dengan teknologi yang lebih mutakhir.
4.
Bagaimana
sarana dan prasarana dibutuhkan ?
Dilihat
dari dua segi, yaitu mekanisme dan prosedur kerja dikaitkan dengan
penyelenggaraan fungsi utama dan fungsi penunjang, lebih tepatnya ada interaksi
antara pegawai dengan mesin, antara pegawai dengan pegawai lain dan antara
satuan kerja dengan satuan kerja lainnya.
5.
Siapa
yang membutuhkan ?
Bahwa
pegawai merupakan unsur terpenting dalam seluruh proses administrasi, dimana mutu
perencanaan yang dihasilkan sangat tergantung pada tingkat kemampuan para
perencana melakukan analisis terhadap kebutuhan peralaran dan penyelenggaraan
kegiatan organisasi semata-mata didasarkan pada pendekatan efisiensi dan
efektifitas kerja saja, pemanfaatan peralatan yang sarat teknologi mutakhir
karena dengan pemanfaatan teknologi tersebut pekerjaan akan dapat diselesaikan
dengan lebih cepat, tingkat akurasi akan tinggi dan demikian produktivitas
organisasi akan semakin tinggi pula.
Pengadaan Prasarana Kantor
Pengadaan
prasarana kantor pada dasarnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan
prasarana yang telah disusun sebelumnya.
Pengadaan merupakan serangkaian kegiatan menyediakan berbagai jenis
sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan
perusahaan. Kebutuhan sarana prasarana
dapat berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu, tempat, dan harga
serta sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah
dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk
menunjang proses kegiatan perkantoran agar berjalan efektif dan efisien sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.
Pengadaan sarana
dan prasarana merupakan berbagai kegiatan pengadaan alat dan barang berdasarkan
rencana yang telah disusun dan ditetapkan. Pengadaan sarana dan prasarana dapat
dilakukan dengan membuat sendiri, menyewa, meminjam dan membeli. Pada umumnya, pengadaan
sarana dan prasarana dilakukan dengan cara membeli karena relatif lebih mudah
dan dapat dilaksanakan oleh organisasi pengadaan sarana dan prasarana ini dapat
dengan menempuh cara tender. Menurut Donald J. Bowersox, (2001:67) sebelum
pengadaan, proses perencanaan merupakan satu proses yang harus ditempuh agar
pengadaan yang ada menjadi berguna dan pengadaan yang ada tidak memboroskan
anggaran organisasi.
Lebih lanjut
lagi,Geofrey Mills, et., all. (2001:10) mengemukakan bahwa yang menjadi dasar
dalam proses pengadaan adalah:
1.
Apakah
wilayah kerja memadai?
2.
Dapatkah
juru tulis bekerja dengan nyaman?
3.
Apakah
juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya?
4.
Dapatkah
pekerjaan diselia
5.
Apakah
pekerjaannya terlindungi secara memadai?
6.
Apakah
ada tempat penyimpanan yang cocok untuk barang milik pribadi juru tulis?
7.
Dapatkah
wilayah kerja dibersihkan?
Lebih lanjut
lagi, Geofrey Mills, ett, all. menyatakan pokok-pokok berikut harus diingat
sewaktu membeli perabot:
1.
Staf
harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan;
2.
Pilihan
antara kayu dan baja tidak penting sekarang karena biasanya kedua bahan
tersebut digunakan bersama;
3.
Beberapa
system memiliki pemilihan warna;
4.
Plastik
tidak dapat diperbaiki, tetapi kuat untuk bagian dalam laci;
5.
Tidak
boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi;
6.
Kunci
harus terbenam atau rata dengan permukaan;
7.
Tirai
harus mudah dipasang atau dilepas;
8.
Meja
kerja atau meja biasa harus bisa distel ketinggiannya;
9.
Unit
peraga visual harus bisa distel;
10.
Bagian
atas meja harus dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat dimiringkan dari
1 derajat hingga 20 derajat.
Penyimpanan Prasarana Kantor
Penyimpanan
merupakan salah satu fungsi yang penting dalam manajemen sarana dan prasarana.
Sarana dan prasarana kerja yang diadakan dengan berbagai cara mungkin saja
tidak langsung digunakan. Berbagai kegiatan pengadaan menyangkut:
1.
Klasifikasi
Adanya klasifikasi yang jelas bagi
setiap peralatan dan barang,baik yang sifatnya habis sekali pakai (non durable
googs), kode identifikasi barang harus diketahui oleh yang berwenang apabila
barang keluar;
2.
Tempat
Penyimpanan
Tersedianya tempat penyimpanan yang
memenuhi npersyaratan antara lain:
a.
Terjalinnya
Keamanan.
Terjaminnya Keamanan alat/barang yang
disimpan dalam arti tidak mudah dijangkau oleh pihak-pihak yang tidak
berkepentingan baik dalam maupun luar organisasi
b.
Penyimpanan
Alat/Barang
Terlindung dari kerusakan yang
disebabkan kelembaban udara, kebakaran, kebocoran atap tempat penyimpanan.
Tersedianya pengatur suhu udara, alat kebakaran.
c.
Tata
Cara Penyimpanan
Memudahkan pengambilan apabila sudah
waktu digunakan adanya klasifikasi dan kode identifikasi yang jelas maka tempat
penyimpanannya juga jelas dan mempermudah;
d.
Sistem
Pengandalian Stok yang Handal
Adanya system pengendalian stok yang
handal agar alat/barang yang diperlukan selalu tersedia ditempat penyimpanan
untuk digunakan sewaktu-waktu.
Dengan adanya
mekanisme dan tata cara pengaturan terhadap penyimpanan barang tersebut di atas
dalam pemanfaatannya sehingga barang tetap dalam kondisi baik sebelum di realisasikan
ke pengguna dan pengamanan terhadap barang itu sendiri.
Distribusi Prasarana Kantor
Prasarana kantor
yang telah diadakan dapat didistribusikan.
Pendistribusian prasarana kantor adalah kegiatan pemindahan barang dan
tanggung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau
orang-orang yang membutuhkannya. Ada
tiga langkah pendistribusian prasarana kantor, yaitu penyusunan alokasi barang,
pengiriman barang, dan penyerahan barang.
Dalam kaitan dengan pendistribusian prasarana di kantor ada beberapa
asas yang perlu diperhatikan dan dipegang teguh, yaitu ketepatan barang yang
disalurkan, ketepatan kondisi barang yang disalurkan. Sedangkan khusus dalam kaitannya dengan
penyusunan alokasi barang ada empat hal yang perlu ditetapkan, yaitu penerima
barang, waktu penyaluran barang, jenis barang yang akan disalurkan dan jumlah
barang yang akan disalurkan.
Distribusi dengan kata lain
adalah penyaluran dimana barang dari penyimpanan sementara untuk direalisasikan
ke pengguna barang dalam hal ini adalah bagian-bagian yang memanfaatkan sarana
prasarana kantor. Salah satu cara yang harus ditempuh untuk menjamin situasi
dengan menciptakan system distribusi yang cepat, efisien, tetapi sekaligus
aman. Agar sistem distribusi yang handal itu tercipta diperlukan kerjasama yang
erat aantara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang tertentu dengan para
petugas penyimpanan, yaitu:
1.
Kebutuhan
yang Jelas
Pengguna alat/barang menyampaikan
kebutuhannya dengan jelas dalam arti barang apa yang diperlukan, jumlah apa
dimana diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan semua
permintaan yang datang dari berbagai satuan kerja
2.
Kecekatan
Petugas
Terdapat kecekatan petugas gudang untuk
memproses permintaan yang diterimanya dan menyampaikan/ mengirimkannya kepada
satuan kerja.
Penggunaan dan Pemeliharaan Prasarana Kantor
Begitu prasarana
yang telah diadakan itu didistribusikan kepada bagian-bagian kantor, berarti
prasarana tersebut sudah berada dalam tanggung jawab personel kantor
tersebut. Atas pelimpahan itu pula
bagian-bagian atau personel kantor tersebut berhak memakainya untuk kepentingan
segala aktivitas di kantor. Dalam kaitan
dengan pemakaian prasarana kantor itu, ada dua prinsip yang harus diperhatikan,
yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Dengan prinsip efektivitas berarti semua
pemakaian prasarana kantor harus ditujukan semata-mata dalam rangka
memperlancar pencapaian tujuan organisasi tersebut, baik secara langsung maupun
tidak langsung. Sedangkan dengan prinsip
efisiensi berarti pemakaian semua prasarana kantor harus secara hemat dan
dengan hati-hati sehingga semua prasarana yang ada tidak mudah habis, rusak,
atau hilang.
Dalam rangka
memenuhi kedua prinsip tersebut di atas maka paling tidak ada tiga kegiatan
pokok yang perlu dilakukan oleh personel kantor yang akan memakai prasarana
kantor, yaitu memahami petunjuk penggunaan prasarana kantor, menata prasarana
kantor, dan memelihara baik secara kontinu maupun berkala semua prasarana
kantor.
Sedangkan dalam
hubungannya dengan pemeliharaan prasarana kantor, ada beberapa macam
pemeliharaan ditinjau dari sifatnya, ada empat macam pemeliharaan, yaitu :
·
Pemeliharaan
bersifat pengecekan
·
Pemeliharaan
yang bersifat pencegahan
·
Pemeliharaan
yang bersifat perbaikan ringan, dan
·
Pemeliharaan
yang bersifat perbaikan berat
Apabila dilihat
dari segi waktunya, ada dua macam pemeliharaan prasarana kantor, yaitu pemeliharaan sehari-hari dan
pemeliharaan berkala.
Penggunaan
barang meliputi dua kategori yaitu inventaris yang tidak habis sekali pakai dan
inventaris habis pakai, dalam administrasi logistik prinsip efisiensi dan
efektivitas merupakan hal yang perlu dipegang menjaga adanya pemborosan,
pemborosan terjadi karena dua faktor, yaitu: sikap dan kurangnya keterampilan
menyelesaikan tugas
1.
Sikap
Mental
Sikap mental pada dasarnya bentuk
ketidakperdulian pada berfungsinya alat/barang yang digunakan pegawai dan
ketidakjujuran dalam mengelola kekayaan milik organisasi;
2.
Kurangnya
Keterampilan
Kurangnya keterampilan menyelesaikan
tugas, dalam melaksanakan tugasnya sering banyak melakukan kesalahan. Hingga
pemborosan terhadap alat/barang menjadi rusak.
Dalam
pengelolaan terhadap sarana dan prasarana kantor, kegiatan penting yang perlu
diperhatikan meliputi pemeliharaan (maintenance), reparasi/perbaikan (repair),
peningkatan (batterment), penggantian (replacement), dan penambahan (addition).
Inventarisasi
Prasarana Kantor
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk
memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.
Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada
dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
·
Agar peralatan tidak mudah hilang.
·
Adanya bukti secara tertulis
terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
·
Memudahkan dalam pegecekan barang.
·
Memudahkan dalam pengawasan.
·
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan
mutasi/penghapusan barang.
(Mulyani,
Sri dkk. 2008: Hal 55-59)
Penghapusan Prasarana Kantor
Selama proses
inventaris kadang-kadang petugasnya menemukan prasarana yang rusak berat. Prasarana itu tidak dapat digunakan dan tidak
dapat diperbaiki lagi. Seandainya
diperbaiki, perbaikan akan menelan biaya yang sangat besar sehingga lebih baik
membangun yang baru dari pada memperbaikinya.
Demikian pula, ketika melakukan inventarisasi prasarana kantor,
petugasnya mungkin menemukan beberapa prasarana yang jumlahnya berlebihan
sehingga tidak digunakan lagi, dan prasarana kuno yang tidak sesuai dengan
situasi. Apabila semua prasarana
tersebut tetap dibiarkan atau disimpan, antara biaya pemeliharaan dan kegunaanya
secara teknis dan ekonomis tidak seimbang.
Oleh karena itu, terhadap semua barang ataupun prasarana kantor tersebut
perlu dilakukan penghapusan.
Penghapusan
sebagai salah satu fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor memiliki arti:
·
Mencegah
membatasi kerugian atau pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan
barang-barang yang semakin buruk kondisinya.
·
Meringankan
beban kerja dan tanggung jawab pelaksana inventaris.
·
Membebaskan
satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggung jawaban barang yang tidak
produktif lagi.
·
Membebaskan
ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak
dipergunakan lagi.
Penghapusan dilaksanakan karena
inventaris milik organisasi tidak habis sekali pakai atau mengalami depresi
nilai yang artinya semakin lama barang tersebut digunakan nilainya pun turun,
dengan pengecualian nilai tanah, bahkan alat/barang suatu ketika akan mencapai
titik nol. Suatu organisasi harus
menetapkan kebijakan dalam penghapusan berbagai alat/barang yang dimilikinya,
ada dua hal yaitu prosedur penghapusan alat/barang tertentu dan rencana
pengadaan alat/barang pengganti.
1.
Prosedur
Penghapusan
Prosedur
penghapusan alat/barang tertentu perlu terlihat dengan jelas:
a.
Siapa
yang berwenang memutuskan bahwa alat/barang tertentu sudah waktunya dihapus
dari daftar inventaris organisasi;
b.
Bagaimana
bentuk penghapusan akan dilakukan, misalnya, dibuang, dijual kepada anggota
organisasi yang menginginkannya, dilelang kepada umumdan berbagai bentuk
lainnya;
c.
Teknik
melakukan depresiasi nilai alat/barang yang akan dihapus, adanya penentuan
turunnya nilai sekian proses setiap tahun dan berbagai teknik lainnya;
d.
Jika
alat/barang tersebut dijual/dilelang perlu kejelasan pemanfaatan dana yang
diperoleh dari penjualan atau pelelangan yang terjadi.
2.
Rencana
Pengadaan Pengganti
Dengan
terjadinya penghapusan, rencana pengadaan alat/barang pengganti sudah harus
dilakukan
KESIMPULAN
Manajemen
Prasarana Kantor didefinisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua
prasarana kantor secara efektif dan efisien.
Manajemen prasarana kantor itu sendiri meliputi kegiatan perencanaan,
pengadaan, penyimpanan[A1] ,
pendistribusian, penggunaan dan pemeliharaan, inventarisasi, dan
penghapusan. Tersedianya prasarana
kantor sebagai penunjang berlangsungnya pekerjaan kantor yang cukup dengan
kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam
penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa
adanya prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat
berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau
administrasi, juga sangat memerlukan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada
pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan prasarana kantor. Dengan adanya manajemen prasarana
kantor yang baik diharapkan Pekerjaan kantor membutuhkan dukungan prasarana
yang memadai, agar tujuan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat tercapai dengan
optimal.
DAFTAR
PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2014.
Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen
Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas
Perkasa
Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 2002.
Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul
Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan
Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Priansa Donni Juni, Garnida Agus. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung:
Alfabeta.
Zhen Chen. 2014. Artikel “Principles of Facilities
Management” dari Journal of
Desember
2014).
